• Главная
• Статьи и уроки
• Статьи о хостинге
• Как эффективно пользоваться Google таблицами

Как эффективно пользоваться Google таблицами

Когда начинаешь работать с новым приложением, таким как Гугл Таблицы, хочется узнать как можно больше нюансов использования, чтобы получить от программы все возможное. И чем быстрее ты научишься разным трюкам с таблицами, тем эффективнее сможешь их использовать в своем деле.

Гугл Таблицы сами по себе являются мощным инструментом для решения самых разных задач. Ты сможешь быстро освоиться с таблицами благодаря простому интерфейсу. Но чем больше функций будет в твоем арсенале уверенного использования, тем более сложные процессы ты сможешь обслуживать с их помощью.

Ниже перечисленные приемы помогут сократить время на обработку данных. Ты сможешь эффективно использовать таблицы там, где раньше и не задумывался бы об их применении.

1. Добавляем изображения в таблицу

Все еще уверен, что Гугл Таблицы предназначены только для работы со строками и столбцами текста и цифр? Но ты можешь добавить картинки, чтобы повысить наглядность данных или выделить изысканным стилем свою работу.

Используй функцию =IMAGE. Просто скопируй URL адрес понравившейся картинки и вставь её в нужное место таблицы.

2. Вставляем данные из других Гугл Таблиц

Одной из самых популярных задач при обработке информации является объединение данных из разных таблиц на одном листе.

Функция, которая поможет в решении такой задачи, называется IMPORTRANGE. Она может связать между собой различные Гугл Таблицы и сохранить актуальность данных.

Синтаксис функции:

=IMPORTRANGE("Url адрес другой таблицы", "Ссылка на лист и диапазон ячеек")

Пример использования функции IMPORTRANGE:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xrGsOD-yXuORqd8cFg21XOo3ZIw9QbSiNDcnSEatlPM/edit#gid=0", "Sheet1!A:A")

3. Изучаем формулы в самом приложении

Очень полезная функция, которая поможет тебе быстро освоиться с Гугл Таблицами. Начинай вводить название функции, Таблица сама подскажет тебе синтаксис для неё и покажет примеры использования.

4. Связываем Таблицы с другими сервисами

Гугл Таблицы работают в веб пространстве, поэтому разумно использовать их для хранения данных с других веб сервисов, например, с Twitter или Instagram.

Ты сможешь решить задачу с помощью специальных сервисов, например, IFTTT или Zapier. Вместо того, что скачивать данные вручную, а затем форматировать их для размещения в Таблице, можно настроить сервисы для автоматического выполнения подобных задач.

В одной из следующих статей я покажу пример решения подобных задач объединения сервисов.

5.Защити данные в ячейках от случайных изменений

Гугл Таблицы отлично подходят для совместной работы. Ты можешь легко пригласить кого-угодно для перетасовки данных в одной таблице. Поэтому вопрос о сохранении целостности важных данных имеет большое значение.

Для решения можно использовать функцию из меню Данные->Защищенные листы и диапазоны. Справа откроется окно для работы с защищенными диапазонами. Просто й и наглядный интерфейс позволит тебе установить разные права на выделенные диапазоны ячеек.

6. Форматирование текста с помощью функций

Ты, наверно, попадал в ситуации, когда нужно было поменять в ячейках буквы на заглавные. В Гугл Таблицах есть функции, которые могут изменять внешний вид текста без перепечатывания его в ячейках.

Просто воспользуйся одной из следующих функций:

• UPPER — преобразование букв текста в заглавные
• LOWER — преобразование букв текста в прописные
• TRIM — удаление пробелов в начале и в конце текста

7. Используй фильтр, чтобы найти нужные данные

Фильтрация данных поможет быстро проанализировать Гугл Таблицу. Экономия времени будет особенно заметна на больших объемах.

Просто воспользуйся кнопкой фильтра в панели инструментов, чтобы добавить специальный инструмент в верхнюю ячейку столбца. А потом останется только нажать на неё и выбрать тип сортировки данных.

8. Используем ИИ для создания диаграмм и отчетов

Иногда Гугл Таблицы работают с данными лучше пользователя. Специалисты Google хорошо поработали над искусственным интеллектом для автоматического создания диаграмм и отчетов. Вместо того, чтобы самому корпеть над таблицей можно воспользоваться понятными инструкциями.

Нажимаем на кнопку, которая располагается в правом нижнем углу Гугл Таблицы. А затем следуем подсказкам в открывшемся окне.

9.Используй быстрые клавиши для типовых действий

Все задачи, которые можно выполнить с помощью мыши, можно существенно быстрее выполнить с помощью быстрых клавиш. Практически все команды Гугл Таблиц имеют назначенные им быстрые клавиши.

Посмотреть список быстрых клавиш можно с помощью комбинации Ctrl+/.

Да придется поучить их. Ну а совсем неудобные можно поменять.

10. Преобразуй Excel файлы в Гугл Таблицы

Даже если работа была начата в Microsoft Excel её в любой момент можно продолжить в Гугл Таблицах. Просто перетащи свои xlsx файлы в Гугл Таблицы. И все. Конвертация дланных будет сделана автоматически. И можно продолжать работу, пользуясь всеми преимуществами Гугл Таблиц.